La réforme annoncée par le gouvernement béninois pour réduire l’usage du papier dans les services publics marque, selon Dr Wenceslas Mahoussi, une étape logique dans la transformation numérique de l’administration. Pour l’enseignant-chercheur, maître assistant des universités du CAMES en sciences de l’information et de la communication, le Bénin dispose déjà des bases juridiques et techniques nécessaires pour réussir son virage vers l’archivage électronique, à condition d’accompagner les agents publics par la formation.

La fin progressive du « tout papier » dans l’administration béninoise se précise. À travers une circulaire du ministre du Budget et de la Fonction publique, le gouvernement du président Romuald Wadagni engage une réforme visant à généraliser la dématérialisation des archives et des procédures administratives. L’objectif affiché est de réduire la consommation de papier, limiter les besoins d’archivage physique et accélérer le traitement des dossiers. Invité ce mardi sur le journal parlé de la radio Capp FM, au micro du journaliste Wilfried Ahouassou, Dr Wenceslas Mahoussi a analysé cette réforme comme l’aboutissement d’un processus déjà engagé depuis plusieurs années.

Selon l’enseignant-chercheur, le Bénin ne part pas de zéro dans cette transition. « Progressivement, nous sommes en train d’aller vers l’archivage électronique pratiquement dans tous ses aspects », a-t-il expliqué. Il rappelle que depuis 2022, le gouvernement a validé le document de politique de développement des archives qui prévoit, à l’horizon 2030, une évolution vers l’archivage électronique. Pour lui, le cadre juridique existe également déjà. « Nous avions une loi qui date maintenant de près de 10 ans, qui a déjà prévu l’archivage électronique », souligne-t-il, estimant que « tout le dispositif légal et réglementaire est déjà en place » pour permettre une transition vers une administration davantage numérique.

Une réforme qui va au-delà de la simple suppression du papier

Pour Dr Mahoussi, la circulaire gouvernementale ne signifie pas seulement une réduction des impressions dans les bureaux publics. Elle traduit une transformation plus profonde des méthodes de travail administratif. « Ce qui est encouragé ici, c’est de permettre à l’administration de gérer tout le processus de production administrative de façon dématérialisée », précise-t-il. Il rappelle que le Bénin dispose déjà de plusieurs centaines de services publics dématérialisés, mais que la nouvelle étape consiste désormais à numériser l’ensemble de la chaîne administrative. Cette mutation devrait permettre une meilleure circulation de l’information, une réduction des délais de traitement et une conservation plus efficace des données administratives.

Le papier ne disparaîtra pas totalement

Toutefois, l’expert apporte une nuance importante. La généralisation de l’archivage électronique ne signifie pas la disparition totale du document papier. « Cela n’absout pas d’avoir après des dépôts intermédiaires et aussi de convoyer les archives aux Archives nationales », explique-t-il. Pour lui, le document papier conserve encore une valeur historique et administrative. L’enjeu est donc moins de supprimer totalement le papier que d’en réduire l’usage aux situations nécessaires. « Quand on a besoin réellement d’imprimer, on pourra imprimer », précise-t-il.

Une transition qui doit être accompagnée par la formation

Si la réforme présente des avantages environnementaux, économiques et patrimoniaux, Dr Wenceslas Mahoussi insiste sur une condition essentielle, l’accompagnement des acteurs. « Cette dématérialisation doit pouvoir se faire accompagner par la formation du personnel administratif », avertit-il. Selon lui, les agents publics doivent être préparés à maîtriser les outils numériques, notamment les techniques de classement et d’organisation des données. Il cite notamment la nécessité de savoir « encoder des métadonnées » afin de faciliter la recherche et l’exploitation des documents numériques.

Avec la mise en service récente du datacenter national, le Bénin dispose désormais d’une infrastructure stratégique pour soutenir cette transition. Pour Dr Mahoussi, le défi est donc moins technologique que humain, faire en sorte que tous les utilisateurs de l’administration soient pleinement préparés à l’ère numérique.

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La Rédaction