Le gouvernement béninois franchit une nouvelle étape dans la modernisation de l’État. Une circulaire conjointe rend désormais obligatoire la dématérialisation des supports documentaires dans les ministères, institutions de la République et organismes publics sous tutelle. Cette réforme, applicable immédiatement dans le cadre de l’exécution du budget 2026, vise à réduire les dépenses, limiter l’usage du papier et accélérer la transition numérique de l’administration.

La mesure ne constitue pas une simple recommandation. Elle complète les instructions et modalités d’exécution des budgets des administrations publiques pour la gestion 2026. À ce titre, ses dispositions deviennent immédiatement applicables et obligatoires dans l’ensemble des ministères, institutions de la République et organismes publics sous tutelle.

Le gouvernement inscrit ainsi cette réforme dans une démarche globale combinant modernisation de l’administration publique, rationalisation des dépenses publiques et transition écologique.

Les documents papier remplacés par des plateformes numériques

Désormais, tous les documents de travail, rapports, présentations et autres supports destinés aux participants devront être transmis exclusivement sous format numérique. Leur mise à disposition se fera via des espaces numériques sécurisés de l’administration, notamment des plateformes dédiées, des sites institutionnels ou des solutions équivalentes accessibles grâce à des liens ou des codes QR.

La circulaire précise toutefois qu’une version imprimée pourra être exceptionnellement fournie aux participants en situation de handicap lorsque cela s’avère nécessaire. En revanche, le recours à des services publics de partage de fichiers tels que Drive, WeTransfer ou toute autre plateforme similaire est désormais interdit. Les administrations devront utiliser exclusivement des solutions sécurisées mises en place par l’État.

Une protection renforcée des documents sensibles

Pour les documents présentant un caractère confidentiel, le gouvernement exige un niveau de sécurité renforcé. Leur consultation sera réservée aux seules personnes habilitées grâce à des systèmes d’authentification et de mots de passe individuels. Les directions en charge de la transformation digitale ainsi que les services informatiques des différentes structures publiques auront la responsabilité de garantir le respect de ces exigences de cybersécurité.

Le gouvernement serre la vis sur certaines dépenses

La circulaire introduit également de nouvelles restrictions budgétaires. Il est désormais interdit de lancer de nouvelles commandes de papiers à en-tête destinés à l’impression des documents distribués lors des ateliers et séminaires.

Autre changement majeur, les administrations ne pourront plus commander de kits d’atelier comprenant notamment des blocs-notes, stylos, sacs personnalisés ou autres gadgets promotionnels. Une dérogation ne pourra être accordée qu’après une autorisation expresse et préalable du ministre chargé du Budget, sur présentation d’une demande dûment motivée.

Une réforme au service de la modernisation de l’État

Par cette mesure, le gouvernement entend réduire durablement la consommation de papier, maîtriser les dépenses publiques et accélérer la digitalisation des pratiques administratives. Cette réforme s’inscrit dans la stratégie nationale de modernisation de l’État et de développement de l’administration numérique, avec une attention particulière portée à la sécurité des données et à l’efficacité de l’action publique.

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La Rédaction